Poste à combler

Adjoint.e administratif.ve du Conseil d'administration et du secrétaire-trésorier.ière

Affichage (poste)
#19-20/AJCA.001
Poste continu
École:
CSF()
Zone 1: Vancouver métropolitain 
Date de début du contrat
Dès que possible
Date de fin du contrat
Sans objet
Date de début du concours
08-11-2019
Date de fin du concours
23-11-2019

Note: Le salaire est à négocier selon les qualifications et l'expérience.

Principales responsabilités 

Sous l'autorité du secrétaire-trésorier.ière, l’adjoint.e administratif.ive au Conseil d’administration est responsable d’offrir un appui administratif afin d’assurer un service de qualité et professionnel, ainsi que de soutenir le bon fonctionnement du bureau de la haute gestion en respectant les échéanciers.

Responsabilités spécifiques  

  • Rédiger la correspondance générale du Conseil d’administration ;
  • Préparer les dossiers relatifs aux réunions du Conseil d’administration et aux diverses assemblées ;
  • Coordonner la logistique des réunions du Conseil d’administration et de ses rencontres de réseautage : repas, hébergement, itinéraire, mise en place des salles, contrats de location avec les hôtels, comptes de téléconférences ;
  • Supporter les besoins des membres du Conseil d’administration dans l'excercice de leur mandat ;
  • Assurer l’entretien du système ElectronicSchoolBoard (ESB) : mises à jour, traductions appropriées, suivis contractuels, conception des gabarits des ordres du jour selon la vision du Conseil d'administration ;
  • Assister aux réunions publiques et aux réunions à huis clos du Conseil d’administration, Comité-conseil du CA, Comité-conseil des politiques ;
  • Prendre les notes lors de l’ensemble des rencontres, rédiger et assurer la distribution des procès-verbaux et des divers comptes rendus aux différents intervenants et l’affichage de ces documents sur le site web et ESB ;
  • Composer et préparer la correspondance et les rapports, assurer les communications au nom de la présidence du Conseil d’administration et du secrétaire-trésorier ;
  • Assurer la garde des sceaux, des titres et des documents légaux et financiers du CSF ;
  • Collaborer à et assurer l’élaboration, la rédaction, la modernisation et la mise à jour des politiques et des directives administratives du CA ;
  • Assurer le maintien des politiques et des directives administratives sur le site web ;
  • Analyser, filtrer et résumer l’information des différents rapports et contrats requis par le secrétaire-trésorier ;
  • Procéder à des recherches de documents et/ou d’information afin de faciliter les décisions et actions prises par le secrétaire-trésorier et la présidence du conseil d’administration ;
  • Assister le président des élections lors de la tenue des élections tous les quatre (4) ans ;
  • Assurer le lien entre les représentants d’Élections BC et du Local Government Act ;
  • Responsable de la base de données des membres du CSF ;
  • Appuyer le personnel des écoles (directions et secrétaires) quant à l’admissibilité des ayants droit en vertu de l’article 23 de la Charte des droits et libertés du Canada ;
  • Coordonner, en collaboration avec les représentants du BC Schools Protection Program, la responsabilité civile du CSF envers ses biens, ses ressources humaines et la communauté-école, ainsi que la gestion du risque ;
  • Toutes autres tâches connexes sous la direction de la présidence du Conseil d’administration et du secrétaire-trésorier.

Compétences professionnelles recherchées :  

  • Sens de l’initiative, habileté à travailler de façon autonome et en collaboration dans la confidentialité ;
  • Entregent, diplomatie et esprit d’équipe ;
  • Connaissance du milieu éducatif francophone de la Colombie-Britannique serait un atout ;
  • Habileté à communiquer à tous les niveaux de l’organisation et entregent ;
  • Aisance à travailler dans un environnement exigent et capacité à s’adapter aux priorités changeantes ;
  • Horaire de travail flexible selon le calendrier du Conseil d'administration ;
  • Jugement, proactivité et capacité à donner son opinion de manière structurée et argumentée ;
  • Forte habileté en organisation, esprit d’analyse et de respect des échéanciers.

Scolarité et qualifications requises :  

  • Diplôme universitaire en gestion administrative, ou tout autre combinaison de diplômes, certificats et d’expériences jugés équivalents ;
  • Avoir trois (3) ans d’expérience en administration, préférablement auprès de hautes directions ;
  • Excellentes habiletés rédactionnelles et organisationnelles ;
  • Maîtrise de MS Office (World, Excel, Power-Point), bases de données, etc. ;
  • Excellente maîtrise du français et de l'anglais à l’oral et à l’écrit.

 

Les candidates et les candidats intéressés sont priés d'appliquer en ligne en attachant leur lettre de présentation en français, une copie de leur curriculum vitae en français et au moins 3 références professionnelles, le tout en un seul document.

Le CSF se réserve le droit de vérifier le niveau de connaissances des candidats à l’aide de tests.

Les candidats internes ont la priorité pour cet affichage selon la convention collective.

Seules les candidatures transmises via le site internet seront considérées.

Nous remercions toutes les candidates et tous les candidats de leur intérêt.

Notez que nous ne communiquerons qu’avec les personnes convoquées en entrevues.

Le masculin est parfois utilisé seul pour alléger le texte.